Lønadministrationen er en kernefunktion i enhver virksomhed – men det er også et område, hvor mange opgaver stadig håndteres manuelt og ofte afhænger af få nøglepersoner. Det kan føre til både sårbarhed og ineffektivitet. Med vores erfaring fra mange lønoptimeringsprojekter har vi i Azets identificeret en række konkrete områder, hvor selv små justeringer kan give store forbedringer i arbejdsgangene. I dette indlæg dykker vi ned i fire effektive metoder til at gøre lønarbejdet både nemmere og mere sikkert – uden nødvendigvis at skulle investere i nye systemer eller omorganisere hele afdelingen.
Vil du have en komplet guide over tidsrøvere i lønprocessen?
Lønprocessen kan være præget af mange tidsrøvere – opgaver, som med den rette viden kan vendes til effektive tidsbesparelser. Det er netop her, vi kan hjælpe. I Azets har vi mange års erfaring med at identificere og eliminere de tidsrøvere, der skjuler sig i lønfunktionen. Vores team gennemgår lønprocesserne fra A til Z og kommer med konkrete anbefalinger til, hvor I kan sætte ind – uden nødvendigvis at investere i nye systemer. Læs mere om det her.
Vi har samlet de ti største tidsrøvere i lønprocessen og giver dig samtidig vores bedste råd til, hvordan de kan løses. Du kan hente guiden gratis her.
1. Beskriv arbejdsprocesserne
Første trin til at optimere arbejdet i lønafdelingen er at få beskrevet, hvad der rent faktisk sker, når der laves løn. Ved du ikke, hvad der foregår i afdelingen, kan du heller ikke stille spørgsmålstegn ved status quo – eller hjælpe dine lønmedarbejdere til at arbejde mere effektivt.
Ved at udarbejde procesbeskrivelser for lønbehandlingen, kan I opdage uhensigtsmæssigheder i arbejdsgangene, som måske aldrig før er blevet identificeret. Når man sidder med de samme opgaver hver dag i flere år, kan det være svært at beskrive, hvad man præcis gør, da det ofte blot sidder på rygraden. Men hvis arbejdsopgaver og -processer skal beskrives på papir, tvinges afdelingen til at forholde sig til sine rutiner – også de mere uhensigtsmæssige. Denne øvelse bliver ofte en øjenåbner.
- Lønafdelingen skal forholde sig kritisk til sine egne rutiner.
Udover at gentænke processer og rutiner i lønafdelingen vil en procesbeskrivelse også mindske sårbarheden ved sygdom, fravær eller fratrædelse. Mange virksomheder er ekstremt personafhængige, når det gælder løn. Nogle steder udgøres lønafdelingen af én enkelt person, og i nogle tilfælde er det kun lønbogholderen, der har adgang til lønsystemet. Med grundige procesbeskrivelser bliver det muligt for en backup at tage over, hvis en lønmedarbejder er fraværende.
2. Hold medarbejderne opdateret
Det er let at tro, at løn er en rutineopgave, hvor de samme trin skal gennemgås på samme måde hver måned. Og ja, lønbehandlingen er afhængig af stabilitet og gentagelse – men det betyder ikke, at processen er statisk. Inputtet, der ender som løn, ændrer sig hele tiden.
Der sker løbende politiske beslutninger og ændringer i lovgivningen, som har betydning for løn. Det kan f.eks. være nye ATP-satser, regler omkring pension, persondata, skatteregler, fri telefon og bil, satser for kilometerpenge og nye fradragsmuligheder.
Desuden er den digitale udvikling konstant – med nye systemer og opdateringer. Lønafdelingen skal derfor være fuldt opdateret.
Hvis du vil have det optimale ud af dine lønmedarbejdere, skal du investere i deres faglige udvikling.
Mange lønmedarbejdere arbejder isoleret – enten alene eller i små teams uden daglig faglig sparring. Derfor er det ekstra vigtigt, at ledelsen understøtter vidensdeling og sikrer adgang til relevante kurser og opdateringer.
3. Få styr på input og output
Er du klar over, hvilket input der hver måned strømmer ind i lønafdelingen? Det er de færreste ledere, der er helt klar over omfanget af dette input, – og hvor afhængige lønafdelingen faktisk er af det. Det samme gælder for output – udover selve lønnen er der en række andre data, der hver måned sendes fra lønafdelingen og videre ud i virksomheden og til myndigheder.
Input fra virksomheden
Der ligger ofte et stort effektiviseringspotentiale gemt i inputtet fra resten af virksomheden. Lønafdelingen modtager måske variabelt input fra fem forskellige afdelinger. Variabelt input er alt det, der ændrer sig på månedsbasis – timesedler for timelønnede, tids- og fraværsregistreringer, fratrædelsesgodtgørelser, udlæg, bonus, kørselsregnskaber og overarbejde. Nogle steder kommer alle disse variable input ind fra hver enkelt medarbejder – andre på afdelingsbasis. Kommer dette input i fem forskellige formater, der ikke er struktureret på en måde, så det kan læses direkte ind i lønsystemet, skal lønmedarbejderen manuelt taste alle disse informationer ind – og jo mere manuelle disse arbejdsgange bliver, desto længere tid tager det. Og desto større bliver risikoen for tastefejl.
Bliver de manuelle tasteopgaver kortlagt og kritisk gennemgået opdages det ofte, at der en del af disse, der kan automatiseres.
Ved at standardisere formater og arbejdsgange kan store dele af disse processer automatiseres.
Output til virksomheden og myndigheder
Kigger vi på output fra lønafdelingen, er der en række leverancer, der ligger fast hver eneste måned. Der skal leveres informationer til pensionsselskaber om indbetalinger. Der skal leveres data til regnskabsafdelingen, som skal have det med i månedsregnskabet. Og der skal indberettes til skat, til ATP, til kommunerne, til udbetaling Danmark og en række andre aktører. Disse ligger fast. Men det er ofte muligt at opsætte sit lønsystem til at skrive data i et format, der let kan overføres til eller indlæses i virksomhedens regnskabsprogram. Det kan spare væsentlig tid og fejlrisiko, i forhold til at indtaste informationerne manuelt.
Der, hvor der for alvor kan findes optimeringspotentiale, er i de rapporter, der trækkes til resten af organisationen – heriblandt ledelsen. Modtager ledelsen f.eks. fem forskellige rapporter, kan det være, at disse kan konsolideres til en enkelt. Modtager ledelsen fem forskellige rapporter, men læser I kun den ene af dem, er det måske ikke nødvendigt at producere dem alle hver gang.
4. Udnyt jeres digitale muligheder
Lønsystemer har i dag en lang række funktioner der kan gøre livet lettere i lønafdelingen – men det er de færreste, der er klar over hvilke, og hvordan de anvendes. Måske eksisterer der allerede et system til tidsregistrering i virksomheden, hvor det rent faktisk er muligt at opsætte lønsystemet, så data fra dette kan indlæses automatisk. Lønmedarbejderen sidder måske hver eneste måned og beregner en medarbejders timeløn, som rent faktisk kunne automatiseres i lønsystemet. Og kvalitetskontrollen af løn foretages ved at gennemgå alle udbetalinger slavisk, hvor lønsystemet i realiteten kunne trække lister over afvigelser, hvor kun de lønudbetalinger, der afviger fra normalen vises.
Det kræver trods alt en vis IT-kyndighed at opsætte et lønsystem. I mange virksomheder er der også foretaget specialtilretninger i systemerne, så de passer til virksomheden. Det kan give en vis berøringsangst. For hvad nu, hvis I får pillet ved noget forkert? Eller jeres specialtilretninger bliver påvirket eller slettet af en opdatering?
Det er forståeligt, at I er varsomme ved at røre ved lønsystemet. Men derfor skal I gøre det alligevel.
Er I ikke tryg ved at gennemgå systemet selv, bør I få professionel hjælp – f.eks. fra jeres systemudbyder. Tager de penge for et review, er det ofte det værd. Der er nemlig rigtig mange af processerne i en lønafdeling, der kan automatiseres i lønsystemet – hvis man blot ved hvordan.
Har I brug for friske øjne?
Har I behov for sparring og friske øjne på jeres lønadministration, kan Azets’ erfarne lønkonsulenter hjælpe. Vi fokuserer på den måde, som I gør tingene i dag – set i et objektivt perspektiv. Resultatet vil ofte være en optimering af jeres eksisterende arbejdsgange, uden at der nødvendigvis bliver behov for investeringer i nye systemer eller løsninger.
For andre kunder har vi identificeret muligheder, som har reduceret tidsforbruget med op til 30%.
